Como utilizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

O módulo GED (Gestão Eletrônica de Documentos) da Sólides é uma solução web para gerenciar e assinar documentos de forma centralizada, segura e 100% digital, com arquivos organizados na nuvem. A assinatura digital é validada de acordo com a validação governamental, com a mesma validade de um documento com assinatura física. 

Integrado a todos os módulos de DP, o GED facilita o controle de documentos e relatórios do Controle de Ponto Digital, Gestão de Férias e Admissão Digital, organizando-os automaticamente por colaborador.

Se o módulo ainda não está no seu pacote, preencha o formulário a seguir para que nossa equipe entre em contato.

Clique nos links abaixo para acessar a seção que desejar:

1. Inserindo um arquivo no GED

2. Solicitando uma assinatura no GED e cadastrando signatários

3. Definindo o prazo para envio de notificação para destinatários

4. Validando documentos no GED

5. Criando pastas no GED

1. Inserindo um arquivo no GED

Faça login na plataforma da solução para DP da Sólides e siga os passos:

1. No menu lateral, clique em GED e escolha a opção Documentos;
2. Na página seguinte, selecione a pasta que deseja incluir o seu novo documento, e clique na opção Novo Arquivo;
3. Em seguida, selecione um arquivo clicando em Selecione para abrir a pasta de procura. Os arquivos suportados pelo GED são: PDF, JPEG, PNG ou DOC com tamanho máximo de 5MB, e é possível realizar o upload de até 15 arquivos de uma só vez;
4. Clique no arquivo, e selecione o Nome dele no sistema, em qual pasta do GED ele será salvo e, na caixa Tipo de Arquivo, defina qual o tipo das opções que ele se enquadra. Caso ele não se enquadre em nenhuma das opções disponíveis, inclua ele em Outros Documentos. Além disso, selecione os campos de data de vencimento, e da necessidade de assinatura, caso seja necessário;
5. Após finalizar, clique no botão Salvar abaixo.

Agora o seu documento está pronto para o envio!

Importante: para excluir um arquivo clique nos três pontos ao lado do nome do documento e clique em Excluir. Os arquivos deletados irão para a Lixeira, localizada na parte superior do lado direito da tela, e é onde os arquivos ficam disponíveis por 30 dias, para serem restaurados, caso seja necessário, ou serão excluídos permanentemente após o período.

2. Solicitando uma assinatura no GED e cadastrando signatários

Após seguir as instruções do passo anterior, siga os seguintes passos:

1. Clique no documento que você realizou o upload, e após inserir as informações iniciais, habilite a opção Enviar documento para assinatura na parte inferior da tela;
2. Caso seja necessário, selecione também a caixa ao lado Documento possui data de vencimento, e defina um prazo limite para a assinatura do documento;
3. Role a página, clique em salvar e selecione a opção Definições de Envio, e selecione os signatários do documento, lembrando que é possível adicionar quantos destinatários forem necessários. Caso seja necessário, você pode cadastrar também um novo signatário nesta etapa, informando o nome e o e-mail dele. Além disso, lembre-se de selecionar ao lado do nome da pessoa, o tipo de assinatura que você deseja, incluir o signatário até mesmo como representante legal;
4. Para confirmar a ação, clique em Salvar e depois clique em Concluir.

Importante: Agora, em Definições de Envio, você pode pedir a validação do CPF, caso habilite a opção. Para isso, o remetente (empregador/administrador) precisa preencher o CPF do signatário na agenda ou no ato das definições de envio. Colaboradores cadastrados no módulo Ponto terão os dados sincronizados.

Você pode gerenciar o envio de assinaturas, editar, adicionar ou remover signatários, alterar a data limite e reenviar documentos pendentes para assinatura. Para fazer isso, siga estes passos:

• Ainda no menu lateral, clique em GED e escolha a opção Assinaturas. 
• Na listagem de documentos em processo, clique nos 3 pontos da coluna Ação e, depois, em Gerenciar envio.  

Para cancelar um pedido de assinatura, clique nos três pontos ao lado esquerdo da solicitação e escolha a opção Cancelar Solicitação. 

Importante: caso um documento seja contestado, o emissor será notificado, com o motivo em escrito, e ficará a encargo dele aceitar ou não a contestação. Caso aceite, o documento deve ser atualizado com as correções e o fluxo de assinatura precisa ser feito novamente; em caso contrário, o processo segue normalmente. 

3. Definindo o prazo para envio de notificação para destinatários

No módulo GED é possível definir o prazo para o envio da notificação de alertas que irão lembrar os destinatários de assinar o documento antes do prazo final. Para definir o prazo, siga os seguintes passos:

1. 1. Faça login na plataforma;
   2. No menu lateral, clique em GED e escolha a opção Configurações;
   3. Na tela seguinte, em Gestão de Documentos, defina a quantidade de dias anteriores ao prazo, na caixa em branco;
   4. Confirme a ação clicando no botão Salvar.

   

Importante: é possível enviar as folhas de ponto via GED e solicitar a assinatura habilitando a opção Solicitar assinatura de documentos via e-mail GED? nas configurações.  

4. Validando documentos no GED

Após a conclusão de todas as assinaturas, o remetente recebe a confirmação por e-mail com o código de validação. Valide o documento da seguinte forma:

1. Faça login na plataforma;
2. No menu lateral, clique em GED e escolha a opção Documentos ou Assinaturas;
3. Clique na caixa Validar Documentos e informe o código recebido por e-mail;
4. Confirme a ação clicando no botão Validar.

O comprovante de assinatura digital do documento, com validade jurídica, será gerado para download, assim como o documento assinado. 

5. Criando pastas no GED

Ainda é possível criar pastas no GED, para especificar cada um dos documentos, e suas finalidades, para te lembrar de modo mais fácil em qual momento cada um deles será utilizado. Para isso, siga os passos a seguir:

1. Faça login na plataforma;
2. No menu lateral, clique em GED e escolha a opção Documentos.
3. Na tela seguinte, clique na opção Nova Pasta e, em seguida, preencha as caixas Nome da Pasta e Descrição da Pasta para especificar qual a finalidade de cada um dos módulos que necessitam de assinatura em sua organização;
4. Para confirmar a ação, clique em Criar. 

Importante: é possível mover pastas e documentos de lugar ao clicar nos três pontos do lado esquerdo de cada pasta e, em seguida, clicar na opção Mover para. 

 Pronto, agora você já pode realizar a gestão dos seus documentos e solicitar assinaturas eletrônicas. 

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