A funcionalidade Gestão de Assinaturas, presente no módulo de Assinaturas Eletrônicas do Sólides Folha Digital, foi desenvolvida para oferecer mais controle, organização e agilidade na administração de documentos. Veja só como funciona:
Clique nos links abaixo para acessar a seção que desejar:
- O que é a Gestão de Assinaturas?
- Como definir os assinantes?
- Onde acessar o menu?
- Por que usar a Gestão de Assinaturas?
1. O que é a Gestão de Assinaturas?
A Gestão de Assinaturas é um menu do módulo Assinaturas Eletrônicas que permite acompanhar o status de documentos enviados para assinatura pelos colaboradores da sua empresa.
Com essa funcionalidade, você garante mais controle, agilidade e segurança nas rotinas do Departamento Pessoal.
Para que a gestão de assinaturas esteja disponível, é necessário que no cadastro do empregador em Módulos > Configurações do empregador > Dados cadastrais, o campo “Disponibilizar na plataforma funções para assinatura eletrônica?” esteja marcado como “Sim”:
2. Como definir os assinantes?
Somente documentos marcados para assinatura eletrônica estão disponíveis para assinatura, isso é feito em Módulos > Configurações do empregador > Empregador > Lista de documentos. Ao cadastrar um documento você poderá informar se ele fica disponível para assinatura do responsável da empresa, somente do trabalhador ou ambos:
No cadastro do empregador ou do estabelecimento você define qual o assinante responsável para cada tipo de responsabilidade, na aba “responsáveis”:
Importante: o CPF informado como responsável precisa obrigatoriamente possuir usuário no sistema, para que consiga acessar e efetuar a assinatura. Caso contrário, será notificado por email mas não conseguirá acessar o sistema.
3. Onde acessar o Menu?
Ao entrar no sistema, acesse o módulo de Assinaturas Eletrônicas no tópico Módulos, e clique em gestão de assinaturas no menu lateral.
Na sua tela aparecerá uma lista completa de documentos enviados, com as seguintes colunas:
- Documento: tipo e título do documento enviado (ex: recibo de férias);
- Data: dia e horário de envio;
- Parte principal: nome do colaborador responsável pela assinatura;
- Status: situação da assinatura (ex: aguardando assinaturas)
Você também pode usar filtros por data, status e descrição para localizar documentos com mais facilidade.
Além disso, ao lado esquerdo há uma seta onde você pode reenviar o documento para assinatura. Assim, você sempre conseguirá controlar que os colaboradores realizem a assinatura no momento correto.
O documento enviado para assinatura, possui um prazo de expiração de 6 meses.
Se não for assinado dentro deste prazo, será necessário realizar um novo envio para que o prazo seja postergado para mais 6 meses.
4. Por que usar a Gestão de Assinaturas?
Essa funcionalidade oferece vários benefícios para o setor de Departamento Pessoal:
- Mais controle sobre documentos pendentes de assinatura;
- Redução de retrabalho com informações centralizadas e atualizadas em tempo real;
- Segurança jurídica, com assinaturas eletrônicas válidas e auditáveis;
- Economia de tempo, sem necessidade de impressão ou coleta manual de assinaturas.
Importante: antes de cobrar um colaborador pela assinatura de um documento, verifique o status diretamente no painel. Isso evita falhas de comunicação e agiliza o processo.
Exemplos de documentos que podem ser assinados através do sistema:
- Documentos admissionais
- Recibos de férias
- Termos de contrato
- Acordos de compensação
- Comunicados formais
Se ainda tiver dúvidas sobre como utilizar o menu Gestão de Assinaturas, fale com nosso time de suporte ou acesse outros artigos na Central de Ajuda.
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