Como cadastrar e gerenciar o Auxílio-Creche na Gestão de Benefícios

1. Acessando o Módulo

O primeiro passo será acessar o módulo de gestão de benefícios. No menu principal do sistema, acesse: Módulos > Gestão de Benefícios.

2. Configuração de Benefícios

Esta etapa é onde o benefício é configurado no sistema: descrição, regras de cobrança, vigência e demais parâmetros.

Acesse: Módulos > Gestão de Benefícios > Configuração de Benefícios.

Utilize essa área para incluir, consultar ou alterar as configurações dos benefícios. Para registrar um novo clique em Registrar novo serviço/benefício.

A seguir, apresento o detalhamento de cada campo a ser preenchido:

• Selecione o tipo de serviço: escolha “Creche”.

• Código: código interno do benefício (opcional).

• Descrição (Obrigatória): nome do benefício, por exemplo: “Auxílio Creche”.

• Descrição do benefício ao trabalhador: campo livre para explicar a cobertura do benefício, regras ou observações.

• Fornecedor: preencha caso haja intermediação de fornecedor.

• Corretora (Opcional): preencha caso haja intermediação por corretora.

• Código de Cliente / Nome de Cliente: Se a operadora exige identificação interna da empresa. Geralmente em caso de auxílio-creche não há intermédio de operadoras, dessa forma, não há necessidade de preenchimento deste campo.

• Layout para exportação ao fornecedor: Escolha somente se for ser enviado arquivo mensal padrão para operadora com o valor do benefício.

• Haverá descontos em folha?

  • Sim → quando o colaborador paga parte ou total do benefício.

  • Não → quando a empresa assume o custo integral.

• Extensível para dependentes?

  • Sim → se o benefício permite incluir dependentes.

  • Não → se o contrato é somente titular.

• Os valores serão exportados para o ERP?

  • Sim → se a folha/financeiro deve receber automaticamente o valor.

  • Não → se o controle ficará apenas no módulo de benefícios.

• Haverá créditos em cartão ou em Folha?

  • Sim → se o valor for pago na Folha de Pagamento.

  • Não → se a folha não receber reembolsos ou créditos.

• Crédito varia de acordo com dias trabalhados?

  • Sim → se o cálculo do valor a ser gerado para o benefício for calculado de acordo com os dias trabalhados.

  • Não → Se possuir tabela com valores fixos.

• Início de vigência: data em que o plano começa a valer.

• Término da vigência: preencha se houver data definida.

• Número do contrato com o fornecedor: número do contrato com a operadora, se houver.

• Data de vencimento do contrato: prazo para renovação.

• Observações: campo livre para inclusão de regras, observações de carência, reajustes, etc.

• Ativo: deixe marcado para que o benefício seja disponibilizado para uso.

3. Detalhamento do Benefício

Após preencher os dados iniciais, é necessário clicar na opção "Visualizar detalhes".

Ao fazer isso, estarão disponíveis as abas de configuração, onde poderão ser realizadas as parametrizações necessárias para o benefício:

Aba - Rubricas

Esta tela permite configurar todas as rubricas utilizadas para cálculo. Para o correto cálculo do auxílio-creche, é obrigatório preencher as Rubricas auxiliares e as Rubricas para creditar em folha.

• Período Inicial de Vigência: No topo da tela encontra-se o campo Período Inicial de Vigência, onde deve ser informado o mês e o ano de início da aplicação do benefício, utilizando o formato AAAAMM.

• Benefício: Logo abaixo é exibido o nome do benefício cadastrado, por exemplo: Auxílio-Creche.

• Rubrica do Valor Total do Benefício: Há um campo destinado à seleção da rubrica que representa o valor total do benefício, considerando a soma da parte da empresa e da parte do trabalhador. Esse campo é utilizado para informar qual rubrica contabiliza o valor integral do plano.

• Rubricas para creditar valor em folha: Essa parametrização deve ser realizada quando o repasse do benefício ocorrer em folha e não por meio de um fornecedor.

• Rubricas Auxiliares para Cálculo da Parte da Empresa: Nesta seção são configuradas as rubricas utilizadas para calcular o valor da participação da empresa. A tela apresenta os seguintes grupos:

  • Sobre o valor da mensalidade: Mensalidade do Trabalhador e Mensalidade dos Dependentes.

  • Sobre o valor da coparticipação: Coparticipação do Trabalhador e Coparticipação dos Dependentes.

Aba - Regras de Cálculo

Esta tela é utilizada para cadastrar e configurar as regras que determinam como será calculada a participação da empresa no custeio do benefício. Informe o Percentual da Mensalidade que será pago pela empresa (por exemplo, 100%).

• Nome da Regra de Cálculo: Informe o nome da regra de cálculo, que identifica a configuração que está sendo criada.

• Código: Ao lado do nome da regra, há o campo Código, que pode ser utilizado para identificar a regra de forma numérica ou conforme padrão interno da empresa.

• Percentuais e Valores Pagos pela Empresa: A seção central da tela apresenta os parâmetros que definem o quanto a empresa irá arcar em relação ao benefício. Nela estão disponíveis os seguintes campos:

  • Percentual da Mensalidade: permite informar qual percentual da mensalidade do benefício será pago pela empresa. Exemplo, em caso de a empresa custear 100% do valor do auxílio-creche, informe no campo "100".

  • Valor Máximo da Mensalidade: define um limite máximo em reais para o valor que a empresa pagará, mesmo que o percentual informado resulte em valor superior.

  • Percentual da Coparticipação: campo destinado a definir o percentual da coparticipação que será custeado pela empresa, se houver.

  • Valor Máximo da Coparticipação: permite estabelecer um limite máximo em reais para a parte da coparticipação assumida pela empresa, se houver.

Aba - Elegibilidade

A tela de "Elegibilidade para o Benefício" permite definir quais trabalhadores e dependentes terão direito ao benefício configurado, com base em critérios como estabelecimento, categoria, idade, faixa salarial, plano disponível e forma de entrada no benefício.

• Informações do Benefício: No topo da tela é exibido o nome do benefício configurado, por exemplo: Auxílio Creche.

• Critérios de Elegibilidade do Trabalhador: A primeira seção contém filtros que determinam a quais colaboradores o benefício será disponibilizado. Entre os critérios possíveis estão:

  • Empregador - Permite selecionar qual empresa terá o benefício disponível.

  • Estabelecimento - Permite restringir o direito ao benefício por unidade ou filial.

  • Quais Categorias? - Define se o benefício se aplica a todas as categorias de trabalhadores ou somente às selecionadas.

  • Qual Nível Organizacional? - Possibilita segmentar por níveis como diretoria, coordenação, operacional etc.

  • Para qual Tipo de Cargo? - Filtra por tipos de cargo, como administrativo, operacional, gerencial.

  • Para qual Cargo? - Filtro que permite restringir o benefício a cargos específicos.

  • Para qual Sindicato? - Define a elegibilidade com base na representação sindical.

Campos deixados em branco indicam que o benefício se aplica a todos os colaboradores dentro daquele critério. A tela também permite estabelecer critérios adicionais, como:

• Idade Inicial / Idade Final - Define uma faixa etária mínima e máxima para que o colaborador seja elegível.

• Tempo de Contrato Inicial / Final em Meses - Permite restringir o benefício considerando tempo de empresa.

• Salário Mês Inicial / Final - Possibilita limitar a elegibilidade por faixa salarial.

• Seleção do Plano - Deve ser selecionado o plano que utilizará a regra de elegibilidade.

• Forma de Entrada no Plano - Define como o trabalhador terá acesso ao benefício.

• Regra de Cálculo Aplicada ao Trabalhador - Permite definir qual a regra de cálculo será aplicada ao trabalhar quando utilizado a regra de elegibilidade.

• Elegibilidade dos Dependentes: Na parte inferior da tela, é exibida a tabela de configuração dos dependentes, onde é possível definir:

  • Tipo de Dependência - Filho, cônjuge, enteado, etc.

  • Faixa de Idade (Inicial e Final) - Idade permitida para cada tipo de dependente.

  • Plano - Plano que será utilizado pelo dependente.

  • Forma de Entrada no Plano - Geralmente segue o mesmo padrão do colaborador.

  • Regra de Cálculo dos Valores - Regra que será aplicada ao dependente, podendo ser escolhida no momento do cadastro.

Aba - Kit de Documentos

Lista de documentos exigidos para inclusão de colaboradores e dependentes no benefício.

Aba - Planos

A tela Plano permite cadastrar, editar ou consultar informações referentes aos planos/benefícios oferecidos aos colaboradores. A seguir, estão descritos todos os campos, suas finalidades e instruções de preenchimento.

• Benefício: Campo exibido automaticamente conforme o tipo de benefício selecionado no processo anterior.

• Código do Plano: Informe o código interno utilizado pela empresa para identificar o plano. Esse código pode ser o mesmo informado na tabela do fornecedor ou um código interno.

• Nome do Plano: Nome comercial do plano de saúde ou identificação utilizada para facilitar o entendimento dos usuários.

• Forma de Creditar o Benefício: Define como o benefício será creditado.

• Código no Fornecedor: Informe o código do plano conforme consta nos registros do fornecedor, se houver.

• Nome do Plano no Fornecedor: Nome do plano exatamente como consta na tabela do fornecedor, se houver.

Aba - Locais de Entrega

Usada em empresas que entregam cartões de plano de saúde em locais diferentes.

Pronto, agora você já pode iniciar o uso do benefício!

4. Gestão de Benefícios

Através desta tela será possível realizar as movimentações referente ao benefício desejado. No nosso exemplo, deve-se clicar em Creche.

Aba - Beneficiários

A aba Beneficiários permite gerenciar todos os colaboradores e dependentes vinculados ao plano selecionado. Essa área é essencial para manter o controle atualizado dos participantes do plano.

• Caso o colaborador possua mais de um benefício disponível, o usuário poderá clicar na seta de navegação localizada ao lado do nome do benefício para alternar entre eles.

• A funcionalidade Analisar Elegibilidade permite verificar se um colaborador ou dependente atende aos critérios necessários para inclusão em um determinado benefício.

• Para inserir novos beneficiários, clique em Incluir Beneficiários. Essa ação permite adicionar colaboradores ou dependentes ao plano selecionado, preenchendo todas as informações necessárias para o vínculo ao benefício.

Após clicar em Incluir Beneficiários, selecione os dependentes que terão direito ao auxílio-creche e confirme.

Aba - Pedidos

A Aba Pedidos permite registrar e gerenciar solicitações relacionadas ao benefício selecionado, como cobranças, créditos, entregas de fatura, repasses e demais informações necessárias para controle interno e para envio ao fornecedor.

Para gerar um novo pedido clique em Novo Pedido. É essencial gerar o pedido para que os valores sejam devidamente calculados nas rubricas configuradas.

• Benefício, Fornecedor e Empregador: Essas informações são exibidas automaticamente e indicam qual o Plano o pedido estará vinculado, qual a empresa responsável pelo plano e qual a Empresa contratante do benefício.

• A Qual Período de Competência se Refere o Pedido? Informe o período de competência para qual o pedido será gerado.

• E a Qual Período se Refere a Folha de Pagamento? Preencha com o período correspondente à folha de pagamento relacionada ao pedido. Esse dado é importante quando há integração entre o benefício e lançamentos da folha.

• Como Será a Exportação ou o Lançamento dos Valores? Selecione como o pedido será tratado pelo sistema para o fornecedor. Se será enviar para a operadora do benefício, gerar arquivo bancário ou lançamento em folha.

• A Qual Intervalo de Datas se Referem os Créditos? Nesta seção, informe o intervalo de vigência ou de aplicação dos créditos.

• Dados para Informação ao Fornecedor do Benefício: Utilizado para registrar informações essenciais ao controle de cobrança e envio ao fornecedor, se houver.

  • Data de Vencimento: Data limite de pagamento da fatura.

  • Data de Entrega: Data em que o pedido foi entregue para o fornecedor.

  • Data de Crédito: Data em que o crédito deve ser lançado.

Após criar um novo pedido, na grid principal, clique na opção Mostrar.

Clique na aba Beneficiários e em seguida clique em Incluir grupo de trabalhadores.

No campo Qual a quantidade de dias para lançar, para o auxílio-creche, informe "1" e confirme.

Aba - Períodos

Para que os valores sejam lançados corretamente nas movimentações do benefício, acesse a aba Períodos, disponível em Módulos > Gestão de Benefícios > Gestão de Benefícios > Períodos.

A geração dos períodos é utilizada para gerar os valores que serão considerados no controle da empresa, incluindo: Valores dos benefícios (mensalidades), valores de coparticipação e valores dos beneficiários e seus dependentes.

Após acessar a tela, utilize a opção "Gerar Período".

Ao executar essa ação, informe o período para geração, assim o sistema irá gerar automaticamente os valores do benefício para cada beneficiário, conforme as configurações previamente definidas.

Importante: Caso o valor seja alterado manualmente na aba Pedidos, deve-se recalcular o respectivo Período para que os valores estejam sempre coerentes e o cálculo seja realizado corretamente nas folhas.

Aba - Importar arquivos

Para importar dados relacionados aos benefícios, como valores de coparticipação, é necessário antes configurar o leiaute de importação. Para isso, acesse Módulos > Gestão de Benefícios > Layouts de Importação, modelo abaixo:

• Nome para o Layout: Informe um nome para identificar o layout que será criado.

• Tipo de Dados do Layout: Escolha qual tipo de informação será importada, se Valores de coparticipação, Números de cartão ou Dias de utilização.

• Tipo de Arquivo: Selecione o formato do arquivo que será importado - Se Planilha ou Arquivo texto.

• Linha Onde Iniciam os Dados: Informe em qual linha do arquivo os dados começam.

• Definição das Colunas: É possível configurar cada campo do layout informando.

Agora será possível Importar Valores de Coparticipação, em Módulos > Gestão de Benefícios > Gestão de Benefícios > Importar Arquivos.

• Benefício: Exibe o benefício ao qual o arquivo será vinculado.

• A que período se referem os dados: Informe o período no formato AAAAMM. Para que o sistema saiba em que período a informação será inserida.

• Selecione o layout de importação: Escolha o layout que define como o arquivo será lido e interpretado pelo sistema.

• Adicionar arquivos: Esse campo deve ser usado para salvar o leiaute que foi utilizado para parametrizar. Clique no botão "+ Adicionar arquivos..." para selecionar um ou mais arquivos do seu computador. Formatos aceitos incluem: png, jpg, jpeg, jpe, jif, tif, tiff, pdf, doc, docx, txt, xls, xlsx, csv, xml, entre outros.

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