O que é e como gerenciar a assinatura digital no GED?

No módulo GED, todos os documentos em formato PDF podem ser assinados digitalmente, garantindo validade jurídica. Essa assinatura digital é validada conforme as normas governamentais, conferindo a ela a mesma legitimidade de uma assinatura física.

Clique nos links abaixo para acessar a seção que desejar:

1. O que é assinatura digital?
2. Como funciona a assinatura digital?
3. Como solicitar assinatura digital dos documentos no GED?
4. Como gerenciar as assinaturas dos documentos no GED?

1. O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia que autentica a identidade de quem assina um documento eletrônico, garantindo a integridade e validade jurídica do conteúdo. Feita com criptografia, ela protege contra alterações não autorizadas e é amplamente usada em transações online, contratos e outros documentos, substituindo a assinatura física com segurança e conformidade legal.

2. Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital usa criptografia para autenticar e garantir a integridade de um documento. Ao assinar, o signatário usa uma chave privada que cria um código único vinculado ao conteúdo do documento. A validade é confirmada por uma chave pública e um certificado digital emitido por uma autoridade confiável, garantindo que o documento não foi alterado após a assinatura.

3. Como solicitar assinatura digital dos documentos no GED?

O pedido da assinatura digital é realizado no momento de subir o documento no GED. Com isso, siga os seguintes passos:

1. Clique no documento que você realizou o upload, e após inserir as informações iniciais, habilite a opção Enviar documento para assinatura na parte inferior da tela;
2. Caso seja necessário, selecione também a caixa ao lado Documento possui data de vencimento, e defina um prazo limite para a assinatura do documento;
3. Role a página e clique em Clique aqui no aviso. Em outra opção, na página de Novo Arquivo, clique em Definições de Envio e escolha os signatários, podendo adicionar quantos forem necessários. Cadastre novos signatários informando nome e e-mail, e escolha o tipo de assinatura, incluindo a opção de representante legal ao lado do nome.
4. Para confirmar a ação, clique em Salvar e depois clique em Concluir.

4. Como gerenciar as assinaturas dos documentos no GED?

Você pode gerenciar o envio de assinaturas, editar, adicionar ou remover signatários, alterar a data limite e reenviar documentos pendentes para assinatura. Para fazer isso, siga estes passos:

• Ainda no menu lateral, clique em GED e escolha a opção Assinaturas. 
• Na listagem de documentos em processo, clique nos 3 pontos da coluna Ação e, depois, em Gerenciar envio.  

Para cancelar um pedido de assinatura, clique nos três pontos ao lado esquerdo da solicitação e escolha a opção Cancelar Solicitação. 

Importante: caso um documento seja contestado, o emissor será notificado, com o motivo em escrito, e ficará a encargo dele aceitar ou não a contestação. Caso aceite, o documento deve ser atualizado com as correções e o fluxo de assinatura precisa ser feito novamente; em caso contrário, o processo segue normalmente. 

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