Quer aprender a configurar ordens de serviço personalizadas? O processo tem três passos: cadastrar formulário opcional, definir rota de aprovação com etapas e aprovadores, e cadastrar o serviço para solicitação, vinculando formulário e rota. Isso controla fluxos de aprovação e acessos no grupo econômico ou empregador. Veja só:
Configuráveis por grupo econômico/empregador
Para acessar a documentação das ordens de serviço padrões do sistema clique no link acima correspondente a cada uma delas. Neste artigo abordaremos as ordens de serviço configuráveis por empregador.
As ordens de serviço personalizáveis são “solicitações” que demandam ação dos usuários. Os exemplos mais comuns são: solicitação de benefícios, movimentações (alteração de cargo, salário, centro de custo, classe), solicitação de pagamento de HEs. Neste caso, a empresa pode configurar que o trabalhador e/ou gestor vai abrir uma solicitação e determinar o fluxo de aprovação desta solicitação para que então o RH proceda com alguma ação.
Para utilizar a rotina de ordens de serviço, é necessário basicamente três passos, que detalhamos abaixo.
1. Cadastrar o formulário (opcional)
Um formulário pode ser utilizado nas ordens de serviço, este formulário é personalizável pela empresa e pode ser cadastrado em Módulos > Configurações do grupo econômico > Cadastros padrões > Formulários.
Clique em “novo formulário” para cadastrar do zero ou “editar” para atualizar um formulário já existente:
Após inclusão, clique no botão “mostrar”, na aba “campos” e depois em “novo campo” para incluir os campos deste formulário:
Insira quantos campos forem necessários para o seu formulário. Após inserir todos os campos, use o campo “testar preenchimento para verificar como ficou seu formulário:
O cadastro de formulários não é obrigatório, se não fizer sentido para a ordem de serviço que você deseja criar, esta etapa pode ser pulada.
2. Cadastrar a rota de aprovação (opcional);
Caso deseje, a ordem de serviço que será criada pode passar por uma rota de aprovação definida por você, incluindo etapas de aprovação como: gestor direto, RH, pessoa específica, entre outras.
Para definir uma rota de aprovação acesse Módulos > Configurações do grupo econômico > Rotas de aprovação, clique em “criar nova rota de aprovação”:
Podem ser utilizados os filtros disponíveis em “Aplicar essa rota para quais trabalhadores” caso a rota não seja a mesma para todas as empresas do grupo econômico.
Após a inclusão da rota, clique no botão “mostrar” (lupa) > aba “pontos de aprovação” e “registrar novo ponto de aprovação” para incluir os aprovadores:
Tipo de ação - Ação de aprovação é necessário o usuário APROVAR ou DESAPROVAR aquela alteração. Ação de conhecimento apenas é necessário dar ciência, não demanda aprovação.
Todos que recebem a comunicação precisam aprovar? - Usando a opção “SIM”, caso a rota possua mais de um aprovador naquele passo, somente evolui para o próximo passo quando todos aprovarem. Usando a opção “NÃO”, basta que 1 dos aprovadores do passo aprove.
Prazo de execução em dias - Coloca o tempo esperado para que esse ponto de aprovação seja finalizado.
O que fazer em caso de não execução? - Caso o prazo acima definido não seja obedecido, definir o que deve ser feito com essa solicitação.
Ao confirmar as configurações acima, você definirá o público responsável por este ponto de aprovação:
Podem ser inseridos diversos pontos de aprovação numa mesma rota. No meu exemplo abaixo, configurei para ser aprovado primeiramente pelo gestor do trabalhador e posteriormente por um usuário específico do RH:
3. Cadastrar o serviço;
O serviço é o que efetivamente ficará disponível para os usuários solicitarem e que gerará a ordem de serviço que ficará disponível na tela inicial do sistema para todos que tem ação de aprovação ou conhecimento (configurado no passo 2 acima):
Para cadastrar o serviço acesse Módulos > Configurações do grupo econômico > Segurança > Serviços e processos, botão “registrar novo serviço”:
Quem pode abrir o serviço? - Caso seja necessário, você pode definir que apenas determinados usuários poderão abrir este serviço. Exemplo: apenas gestores. Para isso, você deve cadastrar o grupo anteriormente em Módulos > Configurações do grupo econômico > Grupo de usuários.
Iniciar imediatamente - Caso prefira, você poderá definir que a ordem se inicia X tempo após a abertura. Isso é útil, por exemplo, no caso onde um serviço pode ter dependência com outra ação.
É na tela acima que você vinculará, caso queira, o formulário criado no passo 1 e a rota de aprovação criada no passo 2.
Configurações finalizadas, o serviço está disponível para uso de acordo com as configurações efetuadas.
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